Аналитики Gartner подсчитали, что любая компания тратит на печать не менее 3% от своей годовой прибыли. Чтобы управлять, нужно измерить, поэтому ГРИНКОМ изучит особенности рабочих процессов заказчика и разработает рекомендации, позволяющие сократить расходы, связанные с печатью, в некоторых случаях до 50% от текущих.

Вначале проводится аудит печати для локализации слабых звеньев в работе с документами. Собирается статистика печати со всех принтеров и МФУ, на схему помещения наносят местоположение и производительность печатающих устройств, а также функциональных групп сотрудников с указанием их объёмов печати, определяются типы документов, пути их миграции внутри компании и сроки «жизни». Подсчитываются реальные расходы заказчика на печать.

После сбора и анализа данных ГРИНКОМ будет готов обсудить с вами выработанные рекомендации. Они включают обзор бизнес-процессов с участием печати и пути для их оптимизации, анализ парка печатающих устройств и предложения по перемещению их в более удобные расположения в соответствии с реальными нагрузками. Сотрудникам назначаются роли и полномочия в документообороте, настраиваются политики печати и квоты по объёмам в рамках организации. Рассчитывается целесообразность перехода на аутсорсинг печати. Ожидаемый экономический эффект рассчитывается для каждого пункта.

После утверждения плана по снижению издержек начинается этап его реализации и внедрения программных решений. Разворачиваются средства мониторинга и настраиваются правила, обеспечиваемые системой безопасной печати.

Максимальная экономия и управляемость расходов на печать достигается только благодаря комбинации периодически повторяемого аудита печати, мониторинга печатающих устройств и управлению политиками печати.

Затраты на используемые решения окупаются за счёт нескольких факторов

  • Забытых в лотке невостребованных или сделанных по ошибке распечаток больше не будет – то есть, вообще. Это значит, не надо беспокоиться ни о том, что кто-то случайно увидит то, что ему видеть не положено, и экономия в 15-20 процентов от общего объёма печати.

  • Печать в личных целях резко снижается – сотрудники знают, что все их действия регистрируются системой, к тому же могут быть настроены квоты печати, при превышении которых придётся объясняться с руководством. Это ещё 5-10 процентов экономии.

  • Политики печати ограничат использование цветных принтеров и перенаправят многостраничные задания на производительные устройства. Внутренняя документация и электронная почта будет автоматически печататься в двустороннем, монохромном и экономичном режиме. Согласно исследованиям, порядка 30% всех печатаемых документов не требуют максимального качества и допускают использование обеих сторон листа.

  • Переход на аутсорсинг печати даст возможность сэкономить на издержках, связанных с владением и обслуживанием печатающей техники и закупке расходных материалов.

  • «Рекордсмены» по объёмам печати в групповом (по отделам) и личном зачёте становятся видны службе ИТ и руководству – это поневоле дисциплинирует сотрудников и приучает ответственно относиться к внутренним ресурсам работодателя.

  • Повышается безопасность данных, переносимых на бумагу, так как увидеть чужой документ становится невозможно, равно как и тайно напечатать или скопировать что-либо – все задания архивируются. Такой мощный бонус к экономии трудно выразить в точной сумме, но однозначно это существенный аспект, способный оправдать расходы на систему безопасной печати. Ведь кража информации на бумаге, по статистике Infowatch, соперничает лишь с хищениями данных на жёстких дисках.
  • Обратная связь
    Хотите узнать больше об услугах нашей компании?
    Оставьте заявку на бесплатную консультацию прямо сейчас!
    Наш менеджер свяжется с вами в течение 15 минут и ответит на ваши вопросы!
    Оставьте ваши данные и в ближайшее время мы свяжемся с Вами!