Аналитики Gartner подсчитали, что любая компания тратит на печать не менее 3% от своей годовой прибыли. Чтобы управлять, нужно измерить, поэтому ГРИНКОМ изучит особенности рабочих процессов заказчика и разработает рекомендации, позволяющие сократить расходы, связанные с печатью, в некоторых случаях до 50% от текущих.

Вначале проводится аудит печати для локализации слабых звеньев в работе с документами. Собирается статистика печати со всех принтеров и МФУ, на схему помещения наносят местоположение и производительность печатающих устройств, а также функциональных групп сотрудников с указанием их объёмов печати, определяются типы документов, пути их миграции внутри компании и сроки «жизни». Подсчитываются реальные расходы заказчика на печать.

После сбора и анализа данных ГРИНКОМ будет готов обсудить с вами выработанные рекомендации. Они включают обзор бизнес-процессов с участием печати и пути для их оптимизации, анализ парка печатающих устройств и предложения по перемещению их в более удобные расположения в соответствии с реальными нагрузками. Сотрудникам назначаются роли и полномочия в документообороте, настраиваются политики печати и квоты по объёмам в рамках организации. Рассчитывается целесообразность перехода на аутсорсинг печати. Ожидаемый экономический эффект рассчитывается для каждого пункта.

После утверждения плана по снижению издержек начинается этап его реализации и внедрения программных решений. Разворачиваются средства мониторинга и настраиваются правила, обеспечиваемые системой безопасной печати.

Максимальная экономия и управляемость расходов на печать достигается только благодаря комбинации периодически повторяемого аудита печати, мониторинга печатающих устройств и управлению политиками печати.

Затраты на используемые решения окупаются за счёт нескольких факторов