Нагрузка на принтеры и МФУ оказывается неоптимальной, бизнес-процессы позволяют бесконтрольно печатать документы вместо того, чтобы работать с ними в электронном формате. Могут начаться и злоупотребления в личных целях, такие как печать не относящихся к работе материалов и банальное воровство расходных материалов.

Постоянный мониторинг печати даёт заказчикам возможность в любой момент иметь чёткое понимание и решения для целого ряда вопросов:

• реально оценивать затраты компании на печать;
  
  
• не допускать избыточного количества печатающих устройств, оптимально распределять нагрузку между ними;
  
  
• минимизировать время простоя принтеров по причине неисправностей и окончания тонера или бумаги;
  
  
• снизить нагрузку на свою службу ИТ;
  
  
• пресекать на корню манипуляции с расходными материалами.

Учёт печати вовсе не дорогостоящая вещь. Единственная оговорка – наиболее полно задача решается с сетевыми принтерами, так как локальные (USB) устройства не имеют либо внутренних счётчиков, либо протокола обмена, чтобы эти данные могла запросить внешняя программа. В итоге количество напечатанных страниц можно получать только из очереди печати, что само по себе менее точно, чем встроенный счётчик, а если принтер был присоединён к личному ноутбуку с целью напечатать, например, курсовую работу, то об этом никто не узнает, тогда как картридж «вдруг» окажется полупустым. По этой причине специалисты в области управления печатью рекомендуют заказчикам постепенно замещать USB-принтеры сетевыми, благо есть достаточно много недорогих и компактных «почти персональных» моделей, которые можно использовать и в офисе.

Для аудита и мониторинга печати в сеть заказчика устанавливается небольшое серверное приложение, например, PrintStat,которое по расписанию опрашивает принтеры и получает от них информацию о счётчиках (обычно раз в день), о состоянии («готов», «ошибка», «предупреждение»; обычно раз в час) и о запасе расходных материалов. Также собирается информация и остаточном ресурсе сменных узлов (при условии, что они отслеживаются устройством печати). Уведомления доставляются в ГРИНКОМпо email,и на их основании выставляются счета в случае постраничного (иначе называемого покопийным, или P4P) обслуживания, формируются заявки на ремонт и планируется доставка заказчику расходных материалов, которые закончатся в ближайшее время.Копии всех уведомлений PrintStat может получать сотрудник ИТ-отдела или службы безопасности заказчика.

Все перечисленные меры являются стандартными при аутсорсинге печати.