Нагрузка на принтеры и МФУ оказывается неоптимальной, бизнес-процессы позволяют бесконтрольно печатать документы вместо того, чтобы работать с ними в электронном формате. Могут начаться и злоупотребления в личных целях, такие как печать не относящихся к работе материалов и банальное воровство расходных материалов.

Постоянный мониторинг печати даёт заказчикам возможность в любой момент иметь чёткое понимание и решения для целого ряда вопросов:

  • реально оценивать затраты компании на печать;

  • не допускать избыточного количества печатающих устройств, оптимально распределять нагрузку между ними;

  • минимизировать время простоя принтеров по причине неисправностей и окончания тонера или бумаги;

  • снизить нагрузку на свою службу ИТ;

  • пресекать на корню манипуляции с расходными материалами.

Учёт печати вовсе не дорогостоящая вещь. Единственная оговорка – наиболее полно задача решается с сетевыми принтерами, так как локальные (USB) устройства не имеют либо внутренних счётчиков, либо протокола обмена, чтобы эти данные могла запросить внешняя программа. В итоге количество напечатанных страниц можно получать только из очереди печати, что само по себе менее точно, чем встроенный счётчик, а если принтер был присоединён к личному ноутбуку с целью напечатать, например, курсовую работу, то об этом никто не узнает, тогда как картридж «вдруг» окажется полупустым. По этой причине специалисты в области управления печатью рекомендуют заказчикам постепенно замещать USB-принтеры сетевыми, благо есть достаточно много недорогих и компактных «почти персональных» моделей, которые можно использовать и в офисе.

Для аудита и мониторинга печати в сеть заказчика устанавливается небольшое серверное приложение, например, PrintStat,которое по расписанию опрашивает принтеры и получает от них информацию о счётчиках (обычно раз в день), о состоянии («готов», «ошибка», «предупреждение»; обычно раз в час) и о запасе расходных материалов. Также собирается информация и остаточном ресурсе сменных узлов (при условии, что они отслеживаются устройством печати). Уведомления доставляются в ГРИНКОМпо email,и на их основании выставляются счета в случае постраничного (иначе называемого покопийным, или P4P) обслуживания, формируются заявки на ремонт и планируется доставка заказчику расходных материалов, которые закончатся в ближайшее время.Копии всех уведомлений PrintStat может получать сотрудник ИТ-отдела или службы безопасности заказчика.

Все перечисленные меры являются стандартными при аутсорсинге печати.

Обратная связь
Хотите узнать больше об услугах нашей компании?
Оставьте заявку на бесплатную консультацию прямо сейчас!
Наш менеджер свяжется с вами в течение 15 минут и ответит на ваши вопросы!
Оставьте ваши данные и в ближайшее время мы свяжемся с Вами!