Архитектурно решения для безопасной печати состоят из следующих компонентов:

• серверного приложения;
• встраиваемого ПО (embedded-клиент), устанавливаемого на диск (иногда во флэш-память) МФУ с какой-либо программной платформой, позволяющей запускать сторонние приложения;
• устройства аутентификации (считывательRFID­-карт).

В однофункциональных принтерах и МФУ без программной платформы для подключения кард-ридера используются внешние аппаратные контроллеры.

Печать с аутентификацией

Самое заметное для пользователей изменение, которое происходит после развёртывания решения для безопасной печати, – необходимость аутентификации пользователей на принтерах и МФУ. Обычно это происходит с помощью карт доступа в помещение, реже – по пин-коду, отпечатку пальца или QR-коду. Делается это с целью обеспечения конфиденциальности печати и информационной безопасности.

Аллокация расходов на печать

Благодаря аутентификации становится возможен учёт и персонификация затрат на печать, установка квот на количество напечатанных листов и отслеживание всех действий сотрудников на устройствах печати и копирования, вплоть до создания архива всех печатных заданий. Естественно, система позволяет генерировать множество отчётов по пользователям, по объёмам печати, по загрузке принтеров, о сэкономленных ресурсах и т.д. Если деятельность компании связана с проектами, каждый из которых имеет отдельный бюджет, то и затраты на печать можно чётко делить между этими проектами.

Политики печати и квоты

Настраиваемые правила позволяют формировать политики печати в рамках организации и управлять маршрутизацией печатных заданий, перенаправляя объёмистые документы на более производительные печатающие устройства, а файлы определённых типов или от избранных групп пользователей с цветных принтеров на монохромные.

Доступ к выбранным группам устройств печати может быть заблокирован для пользователей или целых отделов постоянно или в определённые дни. Если выбора преднастроенных правил недостаточно, то можно модифицировать имеющиеся скрипты или создать собственные.

Квоты, «жёсткие» (с полной блокировкой печати и копирования для сотрудника) или «мягкие» (когда печать может быть продолжена, но руководитель и служба ИТ потребуют от работника объяснений) также являются частью корпоративных политик использования ресурса печати.

Универсальный драйвер

Единый интерфейс упрощает пользователям системы настройку печати, так как, какой бы марки принтер они ни выбрали, диалоговое окно установок принтера выглядит одинаково. Решение поддерживает все массово представленные на рынке марки и модели сетевых печатающих устройств.

Платные услуги

С помощью внешних устройств имеется возможность организовать платный сервис печати. Чаще всего такая схема применяется в университетах и студенческих городках. Например, профессорский состав может печатать бесплатно и без ограничений, а прочим сотрудникам и студентам предоставляются бесплатные квоты, после исчерпания которых за каждую печатаемую страницу необходимо платить. Студент может через терминал оплаты пополнять баланс своей карты, и после аутентификации соответствующая количеству напечатанных страниц сумма будет списана с его счёта.

Мобильная и гостевая печать (BYOD)

Сотрудники, желающие использовать в работе собственные планшеты или смартфоны, теперь смогут пользоваться офисными печатающими устройствами. Имеется два основных пути реализации этой возможности: загрузить файл для печати со специальной страницы в интранет (требует доступа в корпоративную сеть) либо отправить его на заранее созданный email. В ответном сообщении сотрудник получит код для аутентификации, и как только он введёт его на МФУ, документ будет отправлен на это устройство. Также возможна интеграция с Google Cloud Print и Apple AirPrint.

Масштабируемость и универсальность

Компании, имеющие филиалы, могут подключить их к единой с центральным офисом системе, и тогда, приехав в командировку, сотрудник может забрать из принтера документы, отправленные им на печать из своего офиса. Во многих случаях удаётся уменьшить количество серверов печати при одновременном ускорении обработки заданий и упрощении инфраструктуры печати. На практике это означает, что высвобождаются серверные ресурсы, а у ИТ-персонала появляется больше временидля задач более важных, чем установка драйверов на рабочих станциях, замена картриджей или устранение замятий.

Поддерживается печать из различных операционных систем (Windows, Mac OS, Linux, AS/400 и других) и интеграция с Windows Active Directory, LDAP, Novell eDirectory, обеспечивается встроенная поддержка печати PDF, URF и XPS.

Экономия

«Побочным» эффектом решений для безопасной печати является общее снижение затрат, которое способно окупить расходы по внедрению. Опыт ГРИНКОМ доказывает, что сокращение расходов обычно составляет от 20 до 50 процентов.

• Благодаря обязательной аутентификации пользователя на принтере печать начинается только тогда, когда владелец задания находится у принтера – значит, больше не будет забытых распечаток.По той же причине никто никогда не увидит чужих документов в лотке печатающего устройства.
• Невозможно отправить документ «не на тот» принтер – к какому подойдёт пользователь, тот и напечатает его задания (но только при условии, что они не противоречат настроенным на сервере политикам печати).
• После внедрения печати с аутентификациейнет смысла использовать персональные принтеры с высокой ценой страницы ради безопасности.
• Квотына печать и осознание, что компания следит за тем, кто, что и сколько печатает, заставляет сотрудников задумываться, стоит ли печатать рабочие документы, с которыми можно работать на экране, и личные файлы.
• Политики печати экономят бумагу и тонер, включая, когда требуется, двусторонний и экономичный режимы и ограничивая печать в цвете.