Документ-сканеры: российские особенности виртуализации документооборота

Судя по тому, что потребление офисной бумаги в мире год от года только растёт, безбумажное будущее явно не стало к нам ближе, чем в конце ХХ века. При этом, как ни парадоксально, перевод деловых коммуникаций в цифровую форму идёт весьма быстрыми темпами. Аналитики Technavio прогнозируют, что с 2016 по 2020 гг. ежегодный прирост глобального рынка документ-сканеров — аппаратов, специально предназначенных для оцифровки твердых копий документов самого разного рода, будет составлять в среднем почти 14%.

Очевидно, внедрение электронного документооборота еще не означает отказ от бумажных документов. Для целого ряда задач распечатка на листе формата А4 оказывается объективно удобнее в работе по сравнению с отображением той же самой информации на экране (настольного ПК, смартфона, планшета и т. п.). Такое удобство для сотрудника, работающего с документом, непосредственно претворяется в рост эффективности его труда. И в итоге положительный эффект от использования офисной печати перевешивает выгоды, которых можно было бы ожидать от полного перехода к безбумажному офису.

<...>

Фактически документ-сканеры уже перешли из разряда оборудования, которое неплохо было бы иметь в офисе, в категорию непременно необходимого. Современный темп ведения бизнеса, подхлёстываемый ежедневным личным опытом стремительного общения в социальных сетях, мессенджерах и по электронной почте, не терпит проволочек. Традиционная же процедура обработки входящей бумажной документации никак не позволяет угнаться за этим темпом.

Прошлогодние данные ITResearch неумолимо свидетельствуют, что в период с 2013 по 2015 гг. российский рынок документ-сканеров пережил заметное сокращение. По единодушному мнению опрошенных нами экспертов, первопричиной тому стала неблагоприятная экономическая ситуация в стране и последовавшее за падением курса рубля ослабление закупочной активности конечных заказчиков. По словам Андрея Антонова, менеджера по продукту московского представительства Epson Europe B.V., из-за сокращения бюджетов на закупку ИT-оборудования выбор заказчиков чаще падает на более универсальные решения (многофункциональные печатающие устройства), а не на профессиональные документ-сканеры.

Немалое влияние на ситуацию, которая складывается с рынком документ-сканеров, оказывает, по словам эксперта, и состояние государственных программ по внедрению электронного документооборота. Традиционно, в России поставки в госорганы в рамках таких программ составляют заметную долю от общего объёма закупок. В последние же годы ситуация с внедрением электронного документооборота на государственном уровне нестабильна, поскольку всё зависит от выделяемых бюджетов. И всё же Андрей Антонов настроен оптимистично: он отмечает небольшой рост рынка, обусловленный некоторыми крупными тендерами в госсекторе.

<...>

Как отмечают эксперты, Россия по структуре организации документооборота на всех уровнях стоит ближе к развивающимся странам, чем к развитым. На развивающихся же рынках первоначальное внедрение автоматизации документооборота происходит как раз в государственном секторе. За ним по степени смягчения жёсткости нормативных требований к обращению документов следуют банки, учреждения системы здравоохранения, крупнейшие корпорации и такие сектора экономики, как телекоммуникации и промышленность.

В результате даже небольшой рост, который демонстрирует государственный сектор, распространяется, хотя и с определённой задержкой, по всей цепочке и приводит к позитивным сдвигам на отечественном рынке документ-сканеров.

<...>

И всё же даже в нынешних экономических условиях спрос на высокопроизводительные специализированные сканеры для документов сохраняется. По мнению Ильи Черепова, рынок документ-сканеров не умрёт по крайней мере до тех пор, пока законодательство требует предоставления бумажных оригиналов. Кроме того, профессиональные решения позволяют бесшовно интегрировать сканирование в бизнес-процессы компании: автоматически проставлять теги и атрибуты документа, отправлять данные в ERP- и прочие корпоративные системы. Например, курьер в течение дня проставляет печати в своём маршрутном листе, а вечером эта информация автоматически сохраняется в соответствующих системах при сканировании.

«Компании, располагающие только бумажной документацией, со временем приходят к пониманию того, что работать со скоростью движения бумаг становится невозможно, — констатирует Клаус Шульц, старший менеджер по маркетингу продуктов PFU (EMEA) Limited, дочерней компании корпорации Fujitsu. — В результате оцифровка информации на бумажных носителях и ее интеграция в электронные процессы обретает первостепенное значение».

Ещё одно направление, способное привнести некоторое оживление на рынок документ-сканеров, — услуги по аутсорсингу сканирования. Суть в том, что даже не самой мелкой компании сегодня невыгодно держать сотрудника на полной ставке только для того, чтобы он буквально перекладывал с места на место бумажки, загружая подлежащие оцифровке документы в приёмный лоток сканера. Переход на аутсорсинг в такой ситуации позволяет перевести затраты на оцифровку документов в разряд операционных, а заодно исключает расходы на обслуживание техники и прочие не самые необходимые для предприятия операции.

<...>

Как отмечает Алексей Родюков, современные документ-сканеры способны автоматически повышать качество отсканированных изображений, распознавать текст, извлекать из него нужную информацию и сохранять документы в заранее заданных форматах. Они самостоятельно отправляют результаты сканирования (в виде файлов определенного формата, подходящего в том числе и для поиска по тексту) в офисные приложения и на электронную почту, в сетевые папки и облачные хранилища, на сайты SharePoint и FTP-серверы.

Что же касается попыток многих компаний СМБ использовать вместо документ-сканеров более доступные решения, то здесь успех или неудачу определяет точность постановки задачи. Основной параметр, на который в данном случае можно ориентироваться, по мнению Андрея Антонова, — объемы сканирования. Когда они составляют больше 1000 стр. в день, использование соответствующего документ-сканера становится экономически выгодным. Ведь в этом случае необходима как раз профессиональная специализированная машина, которая отвечает выдвигаемым требованиям к производительности и надежности.

<...>

Вместе с тем Алексей Горбунов усматривает определенный потенциал развития в сегменте портативных сканеров и их интеграции со смартфонами: «Сочетание этих устройств обеспечивает клиентам высококачественное решение для совместного использования документов и управления ими».

<...>

По мнению Андрея Антонова, наибольший потенциал для роста данного рынка раскрывают государственные программы по переходу на электронный документооборот: «Сегмент госсектора в нашей стране просто огромный, и потенциал роста тут соответственно велик».

Конечно, вряд ли в ближайшей и среднесрочной перспективе российский рынок документ-сканеров утратит свою специфику. Однако общемировые тенденции в этой области продолжат оказывать на бизнес весьма серьёзное влияние — как минимум, потому, что аппаратно-программная основа для потокового сканирования документов в отечественных реалиях продолжит оставаться такой же, как в США, Малайзии или Перу. В этой связи небезынтересно обратить внимание на глобальные тренды в области виртуализации документооборота.

А тренды эти однозначно указывают на облака. По крайней мере, недавнее (сентябрьское) исследование ITCloud свидетельствует о том, что 62% организаций в США намерены к 2020 г. все свои ИТ-нужды (включая обработку входящих документов) целиком и полностью удовлетворять за счёт облачных сервисов. Аналитики Forrester ожидают, что в мировом масштабе выручка за счёт реализации SaaS-решений в 2016 г. достигнет 106 млрд. долл. — это на 21% больше, чем в 2015-м.

Безусловно, в настоящее время большая часть документ-сканеров закупается компаниями-клиентами для использования в собственных офисах, а не поставщиками аутсорсинговых услуг оцифровки. Однако услуги по облачной виртуализации документооборота год от года становятся всё более востребованными по мере того, как их конечные потребители входят во вкус безбумажных транзакций как с внешними контрагентами, так и внутри своих офисов.

<...>

Передача оцифровки бизнес-документации на аутсорсинг в среднем не снижает, а повышает уровень защищённости данных. В организации, специализирующейся на предоставлении таких услуг, заведомо будут налажены все необходимые процедуры соблюдения конфиденциальности (вплоть до автоматической переправки отсканированных документов в шредер). Найти подход к сотруднику такой организации промышленному шпиону также будет сложнее, чем к какой-нибудь секретарше, сканирующей в офисе важные бумаги с использованием обыкновенного МФУ.

В настоящее время целые системы управления корпоративным контентом (Enterprise content management, ECM) перебираются в облака и темпы виртуализации документооборота в компаниях в дальнейшем будут только нарастать. Так, согласно результатам исследования, проведенного недавно Ассоциацией по управлению информацией и образами (Association for Information and Image Management, AIIM), 75% опрошенных компаний либо уже работают с облачными ECM (26%), либо планируют вскоре в той или иной мере перевести свои ЕСМ-системы в облака.

<...>

Повседневный обмен документами между коллегами, находящимися в разных помещениях или офисах, сам собой переходит в цифровой формат. В результате значительно снижаются расходы на ненужную печать — по оценкам экспертов The Paperless Project, до половины (45%) всех отправляемых в современном офисе на печать документов к концу того же самого рабочего дня оказываются в корзине для бумаг.

<...>

Читать полностью на PCweek

Обратная связь
Хотите узнать больше об услугах нашей компании?
Оставьте заявку на бесплатную консультацию прямо сейчас!
Наш менеджер свяжется с вами в течение 15 минут и ответит на ваши вопросы!
Оставьте ваши данные и в ближайшее время мы свяжемся с Вами!